Gestionar una vivienda alquilada por habitaciones implica bastante más que encontrar inquilinos y cobrar una renta cada mes.
Cada habitación funciona de forma independiente, pueden producirse entradas y salidas en fechas diferentes y hay que coordinar contratos, pagos, incidencias y convivencia dentro de una misma vivienda.
Por este motivo, cuando hablamos de gestión integral del alquiler por habitaciones nos referimos a un servicio que cubre las diferentes fases del alquiler: desde la preparación y comercialización del inmueble hasta la gestión diaria una vez que los inquilinos ya están viviendo en él.
El objetivo es que el propietario pueda mantener el control sobre su vivienda sin tener que ocuparse personalmente de todas las tareas que genera este modelo de alquiler.
Análisis inicial de la vivienda
Antes de publicar las habitaciones conviene estudiar si el inmueble está realmente preparado para este tipo de alquiler.
No todas las viviendas ofrecen las mismas posibilidades.
En esta primera fase se analizan aspectos como:
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Ubicación
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Número de dormitorios
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Tamaño de las habitaciones
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Número de baños
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Distribución de las zonas comunes
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Estado del mobiliario
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Equipamiento disponible
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Transporte y servicios cercanos
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Perfil de la demanda de la zona
Este análisis permite detectar posibles mejoras y definir cómo debería comercializarse cada habitación.
También sirve para estimar los ingresos que podría generar la vivienda y compararlos con los gastos asociados a su explotación.
Preparación de la vivienda para el alquiler
Antes de comenzar la comercialización es importante comprobar que la vivienda se encuentra en condiciones adecuadas para recibir a varios inquilinos.
Esto puede implicar pequeñas reparaciones, reposición de mobiliario, mejoras en la decoración o incorporación de determinados elementos.
No se trata necesariamente de realizar una gran reforma.
En muchos casos, cambios relativamente sencillos pueden mejorar considerablemente la percepción de la vivienda.
Por ejemplo:
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Mejorar la iluminación
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Incorporar escritorios en las habitaciones
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Añadir espacio de almacenamiento
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Renovar colchones
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Organizar mejor la cocina
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Sustituir mobiliario deteriorado
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Mejorar la presentación de las zonas comunes
Una vivienda bien preparada puede resultar más atractiva para los candidatos y facilitar su comercialización.
Fotografías y publicación de los anuncios
La comercialización es otra parte importante de la gestión.
Cada habitación debe presentarse correctamente y explicar de forma clara qué ofrece la vivienda.
Para ello se preparan fotografías y anuncios con información como:
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Características de la habitación
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Equipamiento disponible
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Zonas comunes
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Ubicación
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Transporte cercano
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Servicios incluidos
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Condiciones económicas
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Duración prevista del alquiler
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Perfil de convivencia cuando resulte relevante
Los anuncios pueden publicarse en diferentes plataformas inmobiliarias y canales especializados en alquiler de habitaciones.
Una buena presentación ayuda a generar más solicitudes y permite que los candidatos conozcan las condiciones principales antes de realizar una visita.
Atención y filtrado de candidatos
Cuando comienzan a llegar solicitudes hay que responder preguntas, proporcionar información, organizar visitas y valorar los distintos perfiles.
En un alquiler por habitaciones este proceso puede repetirse varias veces al año, ya que cada dormitorio puede quedar disponible en momentos diferentes.
La gestión integral puede encargarse de centralizar todos estos contactos.
También se realiza un proceso de selección previo para comprobar aspectos relacionados con la situación económica y las características del candidato.
Dependiendo del tipo de alquiler, pueden revisarse documentos como:
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Documento de identidad
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Contrato de trabajo
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Nóminas
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Justificantes de ingresos
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Matrícula académica
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Documentación relacionada con una estancia profesional o formativa
El objetivo es reducir riesgos y seleccionar perfiles adecuados para las características del alquiler.
Organización de visitas
Las visitas pueden convertirse en una de las tareas que más tiempo consume al propietario.
Hay que coordinar horarios con los actuales ocupantes, atender a los interesados y explicar las condiciones de la vivienda.
Cuando la gestión está externalizada, estas visitas pueden ser realizadas directamente por el gestor.
Esto permite mantener un proceso organizado y evita que el propietario tenga que desplazarse cada vez que queda una habitación disponible.
Selección de los inquilinos
En el alquiler por habitaciones la selección tiene una importancia especial.
No basta con valorar individualmente a cada candidato.
También hay que tener en cuenta que esa persona compartirá cocina, baños y otras zonas con los demás residentes.
Una buena selección puede contribuir a mejorar la convivencia y reducir problemas posteriores.
Por ello, durante el proceso conviene explicar claramente las condiciones del alojamiento, las normas de utilización de las zonas comunes y cualquier aspecto relevante relacionado con la convivencia.
Preparación y firma de los contratos
Una vez seleccionado el inquilino llega la fase documental.
La gestión integral puede encargarse de preparar el contrato correspondiente y recopilar toda la documentación necesaria.
El contrato debería dejar claramente establecidos aspectos como:
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Habitación objeto del alquiler
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Zonas de uso común
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Duración
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Renta
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Fianza y garantías
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Forma de pago
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Gestión de suministros
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Condiciones de finalización
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Normas relacionadas con la vivienda
La documentación debe adaptarse a las características concretas del alquiler y a la normativa vigente en cada momento.
Gestión de las entradas de nuevos inquilinos
La entrada de un nuevo residente también requiere coordinación.
Hay que comprobar el estado de la habitación, preparar las llaves y explicar el funcionamiento básico de la vivienda.
Una gestión organizada puede incluir:
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Revisión previa de la habitación
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Comprobación del mobiliario
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Inventario
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Entrega de llaves
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Información sobre suministros
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Información sobre zonas comunes
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Explicación de las normas de convivencia
De esta forma, el inquilino dispone desde el principio de toda la información necesaria.
Cobro y seguimiento de las rentas
Una vez iniciado el alquiler comienza una de las tareas recurrentes de la gestión.
Cada mes hay que comprobar los pagos correspondientes a cada habitación.
Cuando existen varios inquilinos, esto supone controlar diferentes movimientos de forma independiente.
Una gestión profesional permite llevar un seguimiento de:
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Rentas cobradas
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Rentas pendientes
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Retrasos
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Fianzas
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Gastos adicionales cuando corresponda
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Situación contractual de cada habitación
Si se produce un retraso, también puede realizarse el seguimiento correspondiente para intentar resolverlo cuanto antes.
Gestión de los suministros
Los suministros requieren una atención especial en las viviendas compartidas.
Agua, electricidad, gas o internet pueden estar incluidos dentro de la renta o gestionarse de manera independiente.
Cuando existe una gestión integral, también puede realizarse el control de estos gastos.
Por ejemplo, se puede hacer seguimiento de los consumos y distribuir los importes entre los ocupantes según el sistema establecido.
Esto ayuda a que el propietario conozca el coste real de explotación de la vivienda.
Atención de incidencias y averías
Una lavadora puede dejar de funcionar, puede aparecer una avería de fontanería o puede ser necesario sustituir algún elemento de una habitación.
En una vivienda ocupada por varias personas, las incidencias pueden aparecer con mayor frecuencia simplemente porque existe un uso más intensivo del inmueble.
La gestión integral actúa como intermediaria entre los inquilinos y el propietario.
Cuando surge un problema, se valora la incidencia y, cuando es necesario, se coordina con el profesional correspondiente.
El propietario evita así tener que atender directamente cada llamada o buscar personalmente a un técnico.
Gestión de las salidas
Cuando un inquilino abandona una habitación también hay varias tareas que realizar.
Entre ellas pueden encontrarse:
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Recogida de llaves
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Revisión del estado de la habitación
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Comprobación del inventario
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Revisión de posibles desperfectos
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Liquidación de cantidades pendientes
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Gestión de la fianza
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Preparación para el siguiente ocupante
Una correcta gestión de las salidas permite que la habitación vuelva al mercado rápidamente.
Preparación de la habitación para el siguiente alquiler
Entre un inquilino y otro puede ser necesario realizar pequeñas actuaciones.
Por ejemplo:
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Limpieza
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Pintura
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Reparaciones
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Sustitución de algún elemento
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Reposición de mobiliario
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Actualización de fotografías
El objetivo es reducir el periodo entre contratos manteniendo la habitación en buenas condiciones.
Información para el propietario
Delegar la gestión no significa perder información sobre la vivienda.
Una buena gestión integral debería permitir al propietario conocer cómo está funcionando su inmueble.
Entre otros aspectos, puede realizarse seguimiento de:
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Nivel de ocupación
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Ingresos
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Gastos
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Habitaciones disponibles
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Incidencias
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Reparaciones realizadas
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Próximas salidas
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Estado general del inmueble
Esto permite tomar decisiones con una visión más completa de la rentabilidad de la vivienda.
¿Qué diferencia una gestión integral de una simple intermediación?
Una agencia puede ayudar al propietario únicamente en el momento de encontrar un inquilino.
En ese caso, una vez firmado el contrato, la gestión vuelve a depender del propietario.
La gestión integral del alquiler por habitaciones continúa durante toda la estancia.
Esto significa que el servicio puede abarcar desde la búsqueda inicial hasta los cobros, incidencias, salidas y nuevas incorporaciones.
La diferencia está en quién se ocupa del día a día.
¿Por qué el alquiler por habitaciones requiere más gestión?
En un alquiler convencional existe normalmente un único contrato para toda la vivienda.
En el alquiler por habitaciones pueden coexistir varios contratos y diferentes fechas de entrada y salida.
Una vivienda con cuatro dormitorios puede generar durante un año varias altas y bajas de inquilinos, diferentes procesos de selección y numerosas gestiones independientes.
A esto hay que añadir incidencias, pagos, suministros y convivencia.
Precisamente por ello, la organización de los procesos resulta especialmente importante en este modelo de alquiler.
Gestión integral: delegar el trabajo sin perder el control
El alquiler por habitaciones puede ofrecer interesantes posibilidades para determinados propietarios, pero también exige una gestión más activa que otros modelos.
Una gestión integral busca centralizar todas esas tareas: comercialización, selección, contratos, cobros, mantenimiento, incidencias, entradas, salidas y seguimiento del inmueble.
En OTA Rent nos ocupamos de la gestión del alquiler por habitaciones para que el propietario pueda delegar las tareas operativas y seguir teniendo información sobre el funcionamiento de su vivienda.
Porque gestionar un inmueble por habitaciones no consiste únicamente en mantener todos los dormitorios ocupados. También implica cuidar la vivienda, controlar sus costes y conseguir que el modelo funcione correctamente a lo largo del tiempo.
